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事務コンシェルジュ

~院長先生のその想い、実現させます~

事務代行でもない、コンサルでもない

事務コンシェルジュ

という提案

~院長先生、以下のような想いを持ったことはありませんか?~

  • 患者数を増やすための手立てを知りたい
  • スタッフ採用の確率を高めたい
  • 増えたスタッフを管理する仕組みを作りたい
  • スタッフの接遇面が気になるので、教育したい
  • 事務作業を整理して、経営者やプライベートの時間を充実させたい
  • 医院規模を大きくしたいが、時期や準備すべきことを知りたい
  • 経営をサポートしてくれる人材がほしい

事務コンシェルジュ(以下、事務コン)とは、上のような想いに対して、「歯科」と「経営」のプロフェッショナルが、院長先生やスタッフと共に「事務長と同じ感覚で」課題に取り組み、院長先生の想いや目標に対して成果を追求する「提案型」のサービスです!

そもそも医科や規模の大きな歯科医院では事務長がいます。しかしながら実際に事務長にどのような仕事を任せているのか、事務長がいるとどのようなメリットがあるのかお考えになったことはありますか?

歯科業界における「事務長」業務とは?

  1. ① マーケティング業務
    ・集患のための広告戦略や他院調査等
  2. ② 人事管理業務
    ・職員の採用及び教育、労務管理業務等
  3. ③ 財務管理業務
    ・収入分析やコスト管理等
  4. ④ 総務関連業務
    ・院内の仕組み作りや発注管理等の縁の下の力持ちとしての業務

私たち事務コンは、上記の業務については「必要最低限」の事務長業務と考えております。「経営のパートナー」として積極的に医院経営に参加し、院長先生が安心して診療に専念できる環境を整えていく事が事務長としての役割なのではないでしょうか?

最近では「事務長代行業」のニーズが増え、そのニーズに合わせ多くの企業様がサービスを提供しています。

しかし、多くのサービスが「受け身的」、つまり、院長の指示をしっかりこなすだけ/院長からの指示がなければ効果的なことはできない等の話をよく聞きます。また、「歯科」は特殊な業態のため、歯科にある程度精通していなければ効果的な仕事は行うことができません。

当社は、「歯科・医科」に特化した税務の仕事をしてきただけでなく、早い段階で税務の枠から抜け出し、積極的に院内に入り、スタッフマネジメント、経営コンサルティング、採用活動のサポート等も行ってきました。

業務風景

そこで培ってきたノウハウを「事務コン」というサービスに落とし込み既に事業を展開しています。
他の業者様との違いは次節でお伝えしますが、端的に当社サービスの特徴をお伝えすると「成果にこだわった提案型事務長代行サービス」と言えます。

これまでになかった「成果」を追求した「提案型」サービス

それでは具体的に当社サービスの特徴をご紹介します。

担当者は「歯科」と「経営」を熟知しています

事務コンを担当するスタッフをご紹介します。
どのスタッフも「歯科」と「経営」を熟知しているスタッフですので、院長先生はストレスを感じずコミュニケーションをとって頂けますし、医院全体をバランスよく俯瞰した上での効果的な提案・作業ができますので、医院の「成長」に直結するサービスが提供可能になっています。


㈱富士経営総合センター
課長 岩田義明

経営コンサル経験12年。医院の経営計画作りから、目標を設定し、達成のための具体的な行動計画への落し込みを行うコンサルティングを行い、医院の体質から収益性の改善まで幅広く行っている。また、非常勤の事務長として医院の管理の仕組みを構築し、事務長を育成することも行っている。


㈱富士経営総合センター
中小企業診断士 村上貴洋

中小企業診断士。当事者として店舗運営や新規事業の立ち上げ経験、中小企業診断士として中小企業のさまざまな支援経験をもとに、医院の成長段階に合わせた提案を実施。院長先生が安心して医院運営ができることをモットーに、今の問題に対する具体的な解決と将来ビジョン実現のサポートを行っている。

医院全体の課題を把握した上で優先順位をつける

<事務長業務の一部>
事務長業務の一部

医院を経営する上で様々な課題が存在します。
課題を視覚化する方法として「象限」という言葉があるのはご存知でしょうか。

象限

重要かつ緊急な事柄(第一象限)、重要であるが急がない事柄(第二象限)、緊急度は高いが重要ではない事柄(第三象限)、重要度も緊急度も高くない事柄(第四象限)の4つの分野に分類できます。

一般的な事務代行では上記を深く考えずに、言われた作業を行うことが多いのですが、それでは効率は良くありません。まずは全体の課題を整理し、「重要かつ緊急なこと(第一象限)」からメスを入れ、徐々にそのほかの象限にメスを入れていく必要があります。

この課題整理は「経験に基づく経営的な視点」がなければ上手に整理をすることはできません。整理を間違えてしまうと、つまり、最重要課題であるのに、優先度を下げてしまうなどしてしまうと、スタッフの一体感がなくなってしまったり、場合によってはスタッフが相次いで退職してしまったりすることもあります。医院の経営状態、スタッフの帰属意識の程度、地域性、医院理念などを総合的に考えたうえで方針を決めることが何よりも重要です。

受け身型ではなく、「提案型」

なぜ当社は「受け身」ではなく「提案型」のスタイルをとっているかと言いますと、「成果」にこだわっているためです。もちろん「受け身」であっても「作業を完遂することによって生じる成果」は達成できます。しかし、それは一時的な成果であり、継続性・発展性はありません。

当社のサービスを信頼してくださりご契約いただいたからには、「継続性・発展性のある医院の成長に貢献しなければならない」と私たちは考えています。

これまで当社が担当してきた事例をご紹介します。

単なる事務代行ではなく、「提案型」の事務サービスであることがご理解できるかと思います。

S歯科医院様

【依頼内容】
新患は増えているが、患者さんが残らない……。原因を探ってください。

【対応内容】
まずは診療のフロー図に沿い原因を探りました。

フローチャート

合わせて、治療が終了した患者さんがリコールにつながっているかを集計できるように、記録に残すようにしました。

結果、新患の集患はできているものの、
・1回のみでその後の通わなくなる患者層があること
・治療が完了した患者さんがリコールなどで再度来院する比率が高くないことが分かった

⇒ 再初診を増やすため、終了カウンセリング体制を導入。リコールでの来院数を増やすことで、再初診数を50~60件の状況から、80~90件まで増やしている。(1.5倍)

院長が診療と経営に集中できる体制づくり ⇒ 事務長候補者の育成

【依頼内容】
クリニックの規模拡大に伴い、院長一人では、業務を回すことが難しくなってきている。
自分の業務の一部を誰かにやらすることができないか?

【対応内容】

  • ・院長の行っている診療以外の業務内容から、院長以外でも対応可能な業務について、優先順位付けを一緒に検討(次ページ、事務長業務一覧参照)
  • ・引き継げる業務と引き継げるスタッフの結びつけを実施
  • ・引き継ぐ業務が手順化されているかどうかを確認
  • ・手順化できていない業務を一緒に手順化
  • ・引継ぎスケジュールを決め、スタッフに引継ぎ実行

業務リスト

費用対効果を確認する仕組みと来院してもらうための仕掛けを作り、広告戦略を見直しながら運用するサイクルで集患数のアップを実現しました。

具体的なサービス内容

内容により専門業者に依頼することもあります。

  • 人事・採用代行

    採用計画作成、採用試験、面接マニュアル整備、二次面接代行、求人手配、(学校、業者・ハローワーク)

  • 秘書・事務代行

    外注業者との折衝、院内の機材管理、契約書・請求書などの管理、学会発表資料などの作成等

  • マネジメント代行

    経営数値の管理、スタッフミーティングの運営、情報共有の仕組みづくり、指示命令系統の整備、役割分担の明確化等

  • ホームページ管理代行

    コンテンツやブログの更新、HPのアクセス状況分析、サイト管理業者の管理など

  • マーケティング代行

    新患紹介システム、情報提供ツールの作成、広告宣伝・広報に関する業者との折衝など

  • 設備・機器管理代行

    パソコン、ネットワーク機器、予約システム、防犯カメラ、建物の営繕・・等の管理

  • 事務長代行・経営コンサルティング

    中長期的な経営戦略の立案、経営判断に必要な情報提供、財務管理、他医院の事例提供等

費用

サービス
メニュー
プラン名(訪問回数)
1回/月2回/月4回/月8回/月
経営コンサルティング¥100,000¥250,000 - -
マーケティングメイン¥80,000¥150,000 - -
人事管理メイン
ヒューマンリソース
¥80,000¥150,000¥260,000¥480,000
事務・秘書型¥50,000¥100,000¥200,000¥378,000
       

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